संचार के बिना हमारा जीवन संभव नहीं है। हम अपने परिवार, दोस्तों या सहकर्मियों के संपर्क में रहने के लिए किसी न किसी संचार माध्यम का सहारा लेते हैं। कोरोना महामारी के बाद हम संचार के महत्व को और अधिक समझ गए हैं। कोविड के बाद अब कई लोग वर्क फ्रॉम होम कर रहे हैं. इस वजह से ई-मेल की भूमिका बहुत महत्वपूर्ण हो गई है। लेकिन कई बार हम अपनी बात को व्यक्त करने के लिए किसी ई-मेल में ठीक से संवाद नहीं कर पाते हैं, जिससे हमारे ईमेल दूसरों को भ्रमित कर सकते हैं।
ई-मेल हमारे संदेश को पहुंचाने का एक मौखिक तरीका है, लेकिन अगर हम इसमें सही शब्दों का चयन नहीं करते हैं, तो यह हमें कई तरह से नुकसान पहुंचा सकता है। आइए आज हम आपको ईमेल लिखने का सही तरीका बताते हैं जिससे आप गलतियां करने से बच जाएंगे।
ईमेल स्पष्ट करें
ई-मेल लिखते समय इस बारे में स्पष्ट रहें कि आप किस बारे में लिख रहे हैं। इसके साथ ही आपको इस बात की भी पूरी जानकारी होनी चाहिए कि आप संबंधित ई-मेल किसे भेज रहे हैं। उदाहरण के लिए, कभी-कभी एक ही नाम के दो लोग होते हैं, जो ई-मेल भेजने वाले को भ्रमित कर सकते हैं। इसके अलावा सब्जेक्ट लाइन में अपनी बात स्पष्ट रखें।
सामग्री स्पष्ट है
हम सभी को कभी न कभी ऐसे ईमेल प्राप्त हुए होंगे, जो बहुत भ्रमित करने वाले होते हैं। इसलिए ई-मेल लिखते समय ऐसा कंटेंट लिखें, जिसके बारे में आपको भी स्पष्ट हो और संदेश भी स्पष्ट हो। सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि ई-मेल लिखते समय बहुत अधिक तकनीकी भाषा का प्रयोग न करें।
जानकारी पूरी है
सभी आवश्यक जानकारी उस व्यक्ति को दें जिसे हम ई-मेल लिख रहे हैं। जानकारी पूरी तरह स्पष्ट और विशिष्ट होनी चाहिए। विस्तृत जानकारी के साथ ई-मेल प्राप्त करने वाले को कोई भ्रम नहीं है। साथ ही कम शब्दों में अधिक कहने का प्रयास करें।
भेजने से पहले समीक्षा
कृपया ईमेल भेजने से पहले कम से कम दो बार समीक्षा करें। पहली समीक्षा में देखें कि आप जिन बिंदुओं को कहना चाहते थे, वे हैं या नहीं। दूसरी बार, मेल प्राप्त करने वाले के दृष्टिकोण से देखें कि आपका भेजा गया मेल समझा जा रहा है या नहीं।
